Contenido del artículo
Muchas empresas colombianas siguen trabajando con software contable, de nómina, facturación o ERP instalado en un computador de la oficina. Funciona, hasta que ese equipo se daña, se va la luz o alguien necesita trabajar desde casa. Un VPS Windows para software contable resuelve ese problema: el programa y su base de datos viven en un servidor en la nube y el equipo entra por Escritorio Remoto desde cualquier lugar.
En esta guía te explicamos cómo funciona, qué licencias necesitas, qué plan elegir y qué revisar con el fabricante de tu software antes de migrar.
Respuesta rápida
Un VPS Windows permite instalar tu programa contable o ERP de escritorio en un servidor con Windows Server, disponible 24/7. Los usuarios se conectan por Escritorio Remoto. Antes de migrar, confirma con el fabricante que permite este uso y revisa las licencias de acceso simultáneo (RDS CAL).
¿Por qué llevar el software contable a un VPS?
- Acceso desde cualquier lugar: contador externo, gerencia o auxiliares en casa trabajan sobre la misma información.
- Un solo lugar para los datos: se acaban las copias en varios PCs y los archivos “versión final 2”.
- Disponibilidad: el servidor está en un centro de datos con energía y red redundantes.
- Copias de seguridad programadas del servidor completo.
- Menos hardware: no necesitas un servidor físico en la oficina ni mantenerlo.
¿Qué tipo de software se puede instalar?
En general, cualquier aplicación de escritorio compatible con Windows Server, por ejemplo:
- Programas contables y de nómina de escritorio. En Colombia se usan, entre otros, versiones instalables de soluciones como Siigo, World Office o Helisa (verifica siempre con el fabricante la versión y el modo de licenciamiento).
- ERP y sistemas de inventario con base de datos SQL Server.
- Software de facturación, punto de venta administrativo o gestión documental.
- Aplicaciones internas desarrolladas en .NET.
Revisa la licencia de tu programa
Algunos fabricantes permiten instalar su software en servidores o por Escritorio Remoto solo con ciertas licencias (por ejemplo, licencias de red o multiusuario). Otros ya ofrecen versiones en la nube propias. Antes de migrar, pregunta al proveedor: si su licencia permite la instalación en un servidor virtual, cuántos usuarios simultáneos cubre y qué versiones de Windows Server y SQL Server certifica.
Cómo funciona en la práctica
- Se contrata el VPS Windows con Windows Server 2022 Standard.
- Se instala el software y su base de datos (frecuentemente SQL Server Express o Standard).
- Se migran los datos desde el equipo actual (copia de la base de datos o del directorio de empresas).
- Se crean usuarios de Windows para cada persona, con los permisos adecuados.
- Cada usuario se conecta por Escritorio Remoto y trabaja dentro del servidor. Si no conoces RDP, lee VPS Windows con RDP.
Como el programa corre dentro del servidor, la base de datos no viaja por internet en cada operación: solo viaja la imagen de la pantalla. Por eso suele funcionar mejor que intentar abrir una base de datos compartida a través de una VPN.
Licencias: Windows, RDS CAL y SQL Server
Es el punto que más confusiones genera. Estas son las piezas:
| Licencia | ¿Para qué sirve? | En Moshipp |
|---|---|---|
| Windows Server 2022 Standard | Sistema operativo del servidor | Incluida en todos los planes |
| Sesión administrativa de Escritorio Remoto | Administrar el servidor | 1 incluida |
| RDS User CAL | Que varios usuarios trabajen a la vez dentro del servidor | 50 User CAL por $50.000/mes adicionales |
| SQL Server Express | Base de datos gratuita con límites de tamaño y memoria | Gratuita de Microsoft |
| SQL Server Standard | Base de datos para cargas mayores | Se licencia aparte |
| Licencia del software contable/ERP | Uso del programa | La provee el fabricante |
Si tu software trae SQL Server Express, recuerda que Microsoft limita el tamaño máximo de cada base de datos (10 GB en versiones recientes) y el uso de memoria. Para empresas con muchos años de información puede ser necesario pasar a Standard; consúltalo con el fabricante.
¿Qué plan elegir?
Estimaciones orientativas según usuarios simultáneos. Verifica siempre los requisitos que publica el fabricante de tu software.
| Escenario | Usuarios simultáneos | Plan orientativo |
|---|---|---|
| Contador independiente o microempresa | 1–2 | VPS XW12 (2 vCPU, 6 GB) |
| Pyme con área contable pequeña | 3–5 | VPS XW13 (4 vCPU, 8 GB) o XW14 (4 vCPU, 12 GB) |
| Empresa con ERP, nómina e inventario | 5–10 | VPS XW14 o XW15 (6 vCPU, 16 GB) |
Si quieres hacer el cálculo detallado, revisa cuánta RAM necesita un VPS Windows.
| Plan | vCPU | RAM | Disco NVMe | Mensual | Pagando 36 meses |
|---|---|---|---|---|---|
| VPS XW12 | 2 | 6 GB | 80 GB | $95.000 | $42.750/mes |
| VPS XW13 | 4 | 8 GB | 120 GB | $145.000 | $65.250/mes |
| VPS XW14 | 4 | 12 GB | 150 GB | $195.000 | $87.750/mes |
| VPS XW15 | 6 | 16 GB | 200 GB | $255.000 | $114.750/mes |
Los VPS son productos exentos de IVA y están alojados en Beauharnois, Canadá. Si te preocupa la distancia, lee VPS Windows en Colombia vs Estados Unidos.
Seguridad: la información contable es crítica
Un servidor con datos financieros debe protegerse bien:
- Un usuario por persona, nunca cuentas compartidas.
- Contraseñas robustas y bloqueo tras intentos fallidos.
- Restringir el acceso por IP con el firewall cuando sea posible.
- Windows Update al día y antivirus activo.
- Copias de seguridad diarias de la base de datos y copias del servidor completo, con al menos una copia fuera del VPS. Aplica la estrategia 3-2-1.
- Tratamiento de datos personales: la información de empleados y terceros está protegida por la Ley 1581 de 2012; inclúyelo en tu política de tratamiento de datos.
Errores comunes al migrar
- No verificar la licencia del software y descubrir después que no permite el uso en servidor.
- Contratar poca RAM para ahorrar y tener lentitud en los cierres de mes.
- Olvidar las RDS CAL y que los usuarios se desconecten entre sí.
- No probar la impresión: facturas y reportes deben imprimirse en impresoras locales; pruébalo antes del cambio definitivo.
- Migrar en fecha crítica: evita cierres contables o fechas de declaración.
Preguntas frecuentes
¿Puedo instalar mi programa contable en un VPS Windows?
En la mayoría de casos sí, siempre que el programa sea compatible con Windows Server y su licencia permita la instalación en un servidor. Confírmalo con el fabricante antes de migrar.
¿Cuántos usuarios pueden trabajar al mismo tiempo?
El VPS incluye 1 sesión administrativa. Para que varios usuarios trabajen simultáneamente necesitas licencias RDS CAL; Moshipp ofrece 50 User CAL por $50.000 al mes adicionales. Además, tu programa contable debe tener licencias para esa cantidad de usuarios.
¿Necesito comprar SQL Server?
Depende del software. Muchos programas funcionan con SQL Server Express, que es gratuito pero tiene límites de tamaño de base de datos y memoria. Si tu empresa supera esos límites, se requiere SQL Server Standard licenciado aparte.
¿Puedo imprimir facturas en la impresora de la oficina?
Sí. Escritorio Remoto permite redirigir las impresoras locales al servidor. Conviene probar tus formatos de factura y reportes antes de pasar a producción.
¿Ayudan con la migración de los datos?
Nuestro equipo te orienta en la configuración del servidor, usuarios y accesos. La migración específica de la base de datos del programa se coordina idealmente con el soporte del fabricante del software.
¿Es seguro tener la contabilidad en la nube?
Puede ser más seguro que en un PC de oficina si aplicas buenas prácticas: usuarios individuales, contraseñas robustas, acceso restringido, actualizaciones y copias de seguridad fuera del servidor.
Conclusión
Un VPS Windows es una forma práctica de modernizar el software contable y empresarial sin cambiar de programa: tu equipo sigue usando la herramienta que conoce, pero desde cualquier lugar y con los datos centralizados. La clave está en validar la licencia con el fabricante, dimensionar bien la RAM y planificar las licencias de acceso simultáneo desde el inicio.
Siguiente paso
Lleva tu proyecto a un servidor preparado para crecer
Servidores Virtuales Privados con Windows Server 2022 Standard, licencia incluida, acceso por Escritorio Remoto (RDP) y recursos garantizados para tus aplicaciones .NET, IIS, SQL Server y escritorios remotos.
